Quy trình đăng ký logo là một quá trình quan trọng để bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và đảm bảo tính duy nhất của nhãn hiệu. Trong năm 2023, thủ tục đăng ký logo được thực hiện theo các bước sau đây:
1.Chuẩn bị logo và phân nhóm sản phẩm/dịch vụ mà Logo đăng ký
Trước khi tiến hành đăng ký logo, chủ đơn đăng ký cần thiết kế logo cho sản phẩm/dịch vụ của mình. Để tránh trường hợp logo có thể trùng hoặc tương tự với các logo đã đăng ký cho cùng sản phẩm/dịch vụ trước đó, bạn nên thiết kế logo theo ý tưởng riêng và không sao chép ý tưởng từ người khác.
Sau khi thiết kế logo, bạn cần lựa chọn nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ mà logo sẽ đăng ký để được độc quyền sử dụng. Việc này sẽ tùy thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà logo sẽ gắn liền.
Lưu ý: Chi phí và phạm vi quyền sở hữu của logo sẽ phụ thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà logo đại diện. Ví dụ, logo của TOYOTA là hình quả địa cầu và sẽ đăng ký cho nhóm sản phẩm xe ô tô. Khi tính phí đăng ký, logo này sẽ được tính cho một nhóm sản phẩm.
2: Tra cứu khả năng đăng ký logo để đánh giá
Trước khi nộp đơn đăng ký chính thức, bạn có thể tra cứu khả năng đăng ký logo để đánh giá khả năng thành công. Qua quá trình tra cứu, bạn sẽ biết liệu logo của bạn có trùng hoặc tương tự với logo đã được bảo hộ hay đơn đăng ký trước đó hay không. Kết quả tra cứu sẽ giúp bạn quyết định sửa đổi logo nếu cần thiết hoặc tiến hành nộp đơn đăng ký.
Để thực hiện việc tra cứu, bạn cần chuẩn bị tài liệu sau:
- Mẫu logo (file mềm).
- Nhóm sản phẩm/dịch vụ cần tra cứu (sản phẩm/dịch vụ mà bạn định gắn logo lên).
Lưu ý: Tra cứu khả năng đăng ký logo là tùy chọn và không bắt buộc. Tuy nhiên, để đánh giá khả năng đăng ký và tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc nộp đơn, việc tra cứu khả năng đăng ký là rất hữu ích. Tuy nhiên, một số công ty tư vấn dịch vụ có thể chỉ cung cấp tra cứu sơ bộ miễn phí và kết quả chỉ chính xác khoảng 20-30%.
3: Nộp đơn đăng ký logo tại Cục Sở hữu trí tuệ
Sau khi tra cứu cho thấy logo của bạn có khả năng đăng ký, bạn cần nộp đơn đăng ký logo sớm nhất để được hưởng ngày ưu tiên. Ngày ưu tiên là ngày mà đơn đăng ký được nộp trước đó sẽ được ưu tiên xem xét trước.
Đơn đăng ký logo sẽ trải qua các giai đoạn thẩm định khác nhau. Sau quá trình thẩm định, cơ quan đăng ký sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký hoặc từ chối cấp giấy chứng nhận (kèm theo lý do từ chối, nếu có). Các giai đoạn thẩm định đơn đăng ký logo như sau:
Giai đoạn 1: Thẩm định hình thức đơn đăng ký
Đơn đăng ký sẽ được phòng đăng ký thẩm định về mặt hình thức. Cơ quan đăng ký sẽ kiểm tra thông tin trên tờ khai đăng ký, mẫu logo nộp kèm, phí đăng ký và các yếu tố khác. Nếu đầy đủ, đơn đăng ký sẽ được chấp nhận.
Thời gian thẩm định ở giai đoạn này kéo dài từ 1-2 tháng tính từ ngày đơn đăng ký được nộp.
Giai đoạn 2: Công bố đơn đăng ký trên công báo sở hữu công nghiệp
Hàng tháng, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ công bố đơn đăng ký trên công báo sở hữu công nghiệp. Điều này cho phép chủ đơn hoặc người được ủy quyền thấy đơn đăng ký của mình trên công báo.
Giai đoạn 3: Thẩm định nội dung đơn đăng ký
Giai đoạn này kéo dài từ 12-15 tháng và là giai đoạn quan trọng nhất. Cơ quan đăng ký sẽ thẩm định nội dung đơn đăng ký trước khi thông báo nộp phí cấp giấy chứng nhận đăng ký cho chủ đơn hoặc người được ủy quyền.
4: Cấp giấy chứng nhận đăng ký logo cho chủ sở hữu
Sau khi đơn đăng ký được chấp nhận và chủ đơn đã nộp phí cấp giấy chứng nhận, cơ quan đăng ký sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký logo. Thời gian cấp giấy chứng nhận thường kéo dài từ 1-2 tháng.
Tổng thời gian đăng ký logo từ ngày nộp đơn cho đến khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký logo độc quyền là từ 14-16 tháng. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, số lượng đơn đăng ký logo ngày càng tăng, điều này làm gia tăng thời gian xử lý đơn đăng ký. Do đó, thời gian đăng ký logo có thể kéo dài từ 24-30 tháng tính từ ngày đơn đăng ký được chấp nhận.
5.Hồ sơ đăng ký logo có thể được nộp bằng các hình thức sau đây:
- Nộp đơn đăng ký logo trực tiếp tại cơ quan đăng ký:
Chủ sở hữu logo có thể đến một trong 3 địa chỉ sau để nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp:
- Địa chỉ trụ sở chính của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam tại Hà Nội.
- Chi cục Sở hữu trí tuệ thành phố Hồ Chí Minh.
- Chi cục Sở hữu trí tuệ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Nộp hồ sơ đăng ký qua bưu điện bằng hình thức chuyển phát:
Ngoài việc nộp đơn đăng ký logo trực tiếp, chủ sở hữu cũng có thể nộp qua bưu điện đến 3 địa chỉ trên.
- Nộp đơn đăng ký logo bằng hình thức trực tuyến (online) trên cổng thông tin của Cục Sở hữu trí tuệ:
Trường hợp khách hàng đã hiểu biết về các hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, có thể lựa chọn hình thức này để đăng ký logo thông qua cổng thông tin của Cục Sở hữu trí tuệ.
- Ủy quyền cho Luật Hoàng Phi làm đại diện nộp đơn đăng ký logo độc quyền:
Cách này là đơn giản, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất để tránh mọi rủi ro trong quá trình nộp đơn đăng ký logo. Chủ sở hữu logo có thể ủy quyền Luật Hoàng Phi làm đại diện để nộp đơn đăng ký logo độc quyền.
6.Quy trình và thời gian đăng ký logo độc quyền tại Cục sở hữu trí tuệ
Thời gian thực hiện việc đăng ký logo khi tiến hành đăng ký như sau:
- Tra cứu khả năng đăng ký của logo trước khi nộp đơn đăng ký: 5-7 ngày
Trước khi nộp đơn đăng ký, chủ sở hữu logo có thể tra cứu khả năng đăng ký của logo để đánh giá khả năng thành công. Qua quá trình tra cứu, bạn sẽ biết liệu logo của bạn có trùng hoặc tương tự với logo đã được bảo hộ hay đơn đăng ký trước đó hay không.
- Soạn thảo hồ sơ và nộp đơn đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam: 1-2 ngày
Sau khi tra cứu cho thấy logo của bạn có khả năng đăng ký, bạn cần soạn thảo hồ sơ và nộp đơn đăng ký logo tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam.
- Quy trình thẩm định hồ sơ tại Cục SHTT:
- Thẩm định hình thức đơn đăng ký logo: 1-2 tháng
Đơn đăng ký sẽ được phòng đăng ký thẩm định về mặt hình thức. Cơ quan đăng ký sẽ kiểm tra thông tin trên tờ khai đăng ký, mẫu logo nộp kèm, phí đăng ký và các yếu tố khác.
- Công bố đơn trên công báo Sở hữu công nghiệp: 2 tháng
Hàng tháng, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ công bố đơn đăng ký trên công báo Sở hữu công nghiệp.
- Thẩm định nội dung đơn đăng ký: 9 tháng
Giai đoạn thẩm định nội dung đơn đăng ký kéo dài từ 9 tháng.
- Nộp phí và cấp văn bằng bảo hộ: 3 tháng
Sau khi thẩm định thành công, chủ sở hữu logo cần nộp phí và cơ quan đăng ký sẽ cấp văn bằng bảo hộ logo độc quyền.
- Thẩm định hình thức đơn đăng ký logo: 1-2 tháng
Như vậy, tổng thời gian cho việc đăng ký logo độc quyền từ thời điểm nộp đơn đến khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký độc quyền kéo dài từ 15-18 tháng và cũng có thể kéo dài từ 20-24 tháng phụ thuộc vào số lượng đơn đăng ký logo được nộp tại Cục sở hữu trí tuệ.
7.Chi phí đăng ký logo
Chi phí đăng ký logo độc quyền phụ thuộc vào nhóm sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng dự định đăng ký. Có tổng cộng 45 nhóm sản phẩm/dịch vụ được Luật sở hữu trí tuệ quy định và mỗi sản phẩm/dịch vụ sẽ được phân vào một nhóm cụ thể.
Ví dụ nhóm sản phẩm (từ nhóm 01 – 34): Nhóm 01: Hóa chất; Nhóm 05: Dược phẩm; Nhóm 30: Trà, cafe.
Ví dụ nhóm dịch vụ (từ nhóm 35 – 45): Nhóm 43: Dịch vụ hàng, khách sạn; Nhóm 45: Tư vấn pháp lý.
- Chi phí đăng ký logo độc quyền cho 01 nhóm sản phẩm/dịch vụ và khách hàng tự nộp đơn đăng ký: 1.360.000 VND (trong đó 1.000.000 VND là phí nộp đơn đăng ký và 360.000 VND là phí cấp văn bằng bảo hộ).
- Chi phí đăng ký 01 logo độc quyền/01 nhóm sản phẩm dịch vụ trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ đăng ký: 2.700.00 VND (đã bao gồm phí nhà nước và phí dịch vụ).
